HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Tennisvereniging de Geer Beugen

Algemeen
Artikel 1
1. De vereniging genaamd: Tennisvereniging de Geer, hierna te noemen “de vereniging” is bij notariële akte opgericht op 29 september 1975 en is gevestigd te Beugen

2. Dit huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging.

Categorieën leden
Artikel 2
1. De vereniging kent de volgende leden categorieën :
○ seniorleden;
○ juniorleden;
○ niet-spelende leden;
○ ereleden;
2. Seniorleden zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar achttien jaar of ouder zijn.
3. Juniorleden zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar jonger zijn dan achttien jaar.
4. Niet-spelende leden zijn zij die niet deelnemen aan door de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (hierna KNLTB) vastgestelde competitie, trainingen en/of wedstrijden binnen de vereniging of anderszins actief de tennissport beoefenen.
5. Ereleden zijn zij die zich voor de vereniging of in het kader van de doelstelling die de vereniging nastreeft, langdurig en/of uitzonderlijk verdienstelijk hebben gemaakt en op grond daarvan op voordracht van het bestuur, door de algemene ledenvergadering als zodanig zijn benoemd. Ereleden hebben toegang tot en stemrecht in de algemene vergadering. Ereleden zijn als zodanig vrijgesteld van het betalen van contributie.

Aanmelding lidmaatschap
Artikel 3
1. De aanvraag voor toelating tot het lidmaatschap gebeurt door het invullen van een inschrijfformulier, waarop de volgende gegevens moeten worden vermeld: voorna(a)m(en), achternaam, adres, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres, bankrekeningnummer, incassoformulier en overige contactgegevens.
2. Indien de aanvrager op het moment van aanmelding de achttienjarige leeftijd nog niet heeft bereikt, dient het inschrijfformulier mede te zijn ondertekend door één van zijn wettelijke vertegenwoordigers, met vermelding van diens achternaam en voorletters.
3. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven.
4. De vereniging is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
5. Eventuele kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Deze kosten dienen bij de inlevering van het inschrijfformulier te worden voldaan.
6. Om het park te betreden dien je in het bezit te zijn van een sleutel. Hiervoor betaalt u een borg van €25,00. Per gezin wordt er maximaal 1 sleutel geleverd.

Toelating van leden
Artikel 4
1. Na ontvangst van het inschrijfformulier wordt de volledigheid van de ingevulde gegevens gecontroleerd. Bij onvolledigheid wordt voor zover mogelijk contact opgenomen met de aanvrager om alsnog de gevraagde informatie te verkrijgen. Bij uitblijven van de noodzakelijke informatie, wordt de aanvrager meegedeeld dat de aanvraag niet in behandeling wordt genomen.
2. Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating dat door of namens het bestuur wordt genomen. In geval van toelating:
a. worden de gegevens van het lid opgenomen in de ledenadministratie;
b. ontvangt het lid van of namens het bestuur een bevestiging van zijn toelating tot het lidmaatschap met het lidmaatschapsnummer en – indien van toepassing – vermelding van de vrijwilligersfunctie waarin het lid is geplaatst en (een verwijzing naar) de statuten, reglementen en andere regels die op het lidmaatschap van toepassing zijn;
c. draagt het bestuur er zorg voor dat het lid bij de KNLTB wordt aangemeld als lid.
3. Indien het bestuur besluit de aanvrager niet toe te laten, ontvangt de aanvrager daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk bericht onder opgaaf van redenen. Het bestuur kan besluiten tot niet-toelating indien:
a. de aanvrager niet voldoet aan de eisen die de statuten en/of reglementen aan het lidmaatschap stellen;
b. de aanvrager niet tot het lidmaatschap van de KNLTB wordt toegelaten, of wanneer de KNLTB het lidmaatschap van de aanvrager heeft beëindigd.
c. het bestuur andere gewichtige bezwaren heeft.
4. Het bestuur is bevoegd een wachtlijst in te stellen in het geval er onvoldoende veld‐, trainings- en/of teamcapaciteit is. Het bestuur is bevoegd nader te bepalen welke criteria gelden voor het aanleggen van de wachtlijst en de volgorde van toelating van nieuwe leden.
5. Een aanvrager die niet is toegelaten, kan binnen vier weken na dagtekening van dat besluit in beroep gaan bij de algemene ledenvergadering en heeft daarin de mogelijkheid zijn beroep toe te lichten.
Persoonsgegevens
Artikel 5
1. Het bestuur houdt een leden- en vrijwilligers administratie bij, waarin de namen, contactgegevens en overige gegevens van alle leden, vrijwilligers en begunstigers zijn opgenomen.
2. De vereniging is verwerking verantwoordelijke voor de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens en verwerkt de gegevens met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving en het informatiebeveiligings- en privacybeleid van de vereniging.
3. Ieder lid en iedere vrijwilliger is verplicht een wijziging van zijn persoonsgegevens zo spoedig mogelijk aan het bestuur of de door het bestuur aangewezen functionaris door te geven.
4. De vereniging kan de persoonsgegevens met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving binnen verenigingsverband verstrekken in verband met verenigingsactiviteiten.
5. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden kan uitsluitend:
a. na verkregen toestemming;
b. indien de wet dit eist;
c. ter uitvoering van een overeenkomst waarbij het lid of de vrijwilliger partij is, of
d. wanneer de vereniging hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.
6. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking van persoonsgegevens of een bestaande wettelijke verplichting.
7. Actuele informatie over de verwerking van persoonsgegevens wordt door de vereniging d.m.v. een privacyverklaring gepubliceerd op de website van de vereniging.

Opzegging lidmaatschap.
Artikel 6
1. Behoudens schriftelijke opzegging wordt het lidmaatschap jaarlijks stilzwijgend verlengd.
2. Opzegging kan uitsluitend schriftelijk of per e-‐mail aan de ledenadministratie plaatsvinden. Opzegging van het lidmaatschap dient plaats te vinden vóór 1 november. Indien het lidmaatschap niet vóór 1 november bij de ledenadministratie is opgezegd, is de volledige contributie van het volgende verenigingsjaar verschuldigd.
3. De ledenadministratie verstrekt een ontvangstbevestiging van de opzegging. Deze ontvangstbevestiging geldt als enig wettig bewijs.
4. Afmeldingen op andere wijze (mondeling) of bij andere personen (trainers e.d.) worden als nietig beschouwd.
5. Als de opzegging niet heeft plaatsgevonden volgens het bepaalde in lid 2 kan het bestuur ertoe bewegen de opzegging toch tegen het einde van het lopende verenigingsjaar doen geschieden, in geval deze opzegging geschiedde:
a. wegens verhuizing naar buiten de gemeente waar de vereniging haar zetel heeft;
b. op grond van medisch advies;
c. op grond van andere, naar het oordeel van het bestuur, afdoende redenen.

Algemene rechten en plichten van leden
Artikel 7
1. Buiten de verplichtingen genoemd in de statuten en in artikel 5lid 3 van dit reglement, hebben leden de volgende algemene rechten en plichten:
a. Het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden;
b. Het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald;
c. Het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend;
d. De plicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen.
e. De plicht om op de baan gepaste tenniskleding- en schoenen te dragen.
f. De plicht om de baan vooraf en tijdig te reserveren via de KNLTB- App. Introducés zijn toegestaan, deze dienen aangemeld te worden via de KNTLB -App. De kosten bedragen €5, – per introducé.
g. De plicht tot het verrichten van vrijwilligerswerkzaamheden ten behoeve van de vereniging, hiertoe worden alle seniorenleden geacht, mits een senior lid een bestuurs- of commissie functie bekleed, minimaal 2 keer per seizoen een kantine of een accommodatie dienst te verrichten.
h. De plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, alsmede de voorschriften van de KNLTB.
i. De plicht tot het zich onthouden van misdragingen op het gebied van seksuele intimidatie, ongeoorloofde beïnvloeding van wedstrijden (matchfixing) en doping.
j. De plicht de contributie en, indien verschuldigd, inschrijvingskosten te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar.

Baanreglement
Artikel 8
1. Clubleden, in het bezit van een KNLTB spelerspas of zomer/winterlid van Tennisvereniging TV de Geer zijn, zijn gerechtigd te tennissen.
2. Ieder lid dient een baan te reserveren via de KNLTB-club app.
3. Tijdens trainingen, racketavonden, competitie en toernooien zijn er banen gereserveerd.
4. De banen zijn niet toegankelijk bij vorst/dooi en als er sneeuw ligt. Dit zal gecommuniceerd worden via de mail.
5. De tennisbaan dien je met tennisschoenen te betreden.
6. De vereniging stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen.
7. Bij het verlaten van de baan graag alle spullen meenemen en afval in de prullenbak deponeren.
8. Bij grote drukte wordt men vriendelijk verzocht te dubbelen.
9. Als u met iemand van buiten de vereniging wilt tennissen, moet u een introductiepas kopen € 5, – (senioren) en (junioren gratis). Dit is te verkrijgen door bij de reservering een introduce in te voeren, je mag maximaal 2 introducés per keer laten meespelen.
10. Overtreding van het bovenstaande kan leiden tot sancties, te nemen door het bestuur.
11. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
12. Dit baanreglement is tot stand gekomen op 11-01-2023 en kan altijd gewijzigd worden door het bestuur.

Contributie
Artikel 9
1. De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse contributie, die door de algemene vergadering jaarlijks wordt vastgesteld. Voor de verschillende leden categorieën, waaronder de categorieën zoals opgenomen in artikel 2 van dit reglement, kan een verschillende bijdrage worden vastgesteld.
a. Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen.
b. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan.
c. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
d. Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
2. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
3. Eventuele ontheffing van contributie kan alleen onder bijzondere omstandigheden worden verleend, waaronder langdurige ziekte, noodzakelijk verblijf in het buitenland of op grote afstand van de vereniging, of andere zwaarwegende persoonlijke omstandigheden. Tegen een besluit van het bestuur hierover staat geen beroep open.
4. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft de contributie voor het gehele jaar verschuldigd. Het bestuur kan hier bij het bestaan van bijzondere omstandigheden van afwijken. Het bepaalde in het vorige lid is van overeenkomstige toepassing.
5. Het bestuur kan automatische incasso aanbieden aan de leden voor het betalen van de contributie. Indien een lid hiertegen bezwaar heeft, moet een alternatief worden geboden. Voor dit alternatief kunnen door het bestuur extra kosten in rekening worden gebracht die in verband hiermee door de vereniging redelijkerwijs moeten worden gemaakt.

Straffen
Artikel 10
1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging en/of het bestuur worden geschaad.
2. Het bestuur is belast met het (doen) opleggen van straffen namens de vereniging. Daarnaast kunnen straffen worden opgelegd door of namens de bond. In de procedure voor het opleggen van straffen wordt het beginsel van hoor en wederhoor toegepast.
3. Het bestuur is bevoegd om, naast een straf die aan een lid wordt opgelegd door of namens de bond, een bijkomende straf namens de vereniging op te leggen.
4. Bij afwezigheid zonder afmelding bij een accommodatie- of bardienst volgt een boete van €60,- per keer.
5. Tegen een beslissing tot het opleggen van een straf door het bestuur kan het lid beroep instellen bij de algemene ledenvergadering van de vereniging. Het bestuur is gehouden het beroep te agenderen in de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Indien de algemene ledenvergadering niet binnen zes maanden na het opleggen van de straf gepland staat, dient hiervoor een bijzondere algemene ledenvergadering te worden gehouden.
6. Een besluit tot schorsing van een lid wordt aan het lid zo spoedig mogelijk, schriftelijk en gemotiveerd, kenbaar gemaakt.
7. Een periode van schorsing kan niet langer zijn dan zes maanden en kan niet worden verlengd.
8. De periode van schorsing gaat in op de dag waarop het besluit tot schorsing is genomen, tenzij in het besluit anders is vermeld.
9. Een schorsing vervalt na afloop van de periode waarvoor deze is opgelegd.
10. Tijdens de periode van schorsing kan door of namens het desbetreffende lid geen enkel aan diens lidmaatschap verbonden recht worden uitgeoefend, met uitzondering van de aan hem toegekende rechten in het kader van de behandeling van zijn schorsing door de algemene ledenvergadering. Het desbetreffende lid kan tijdens de periode van schorsing ook geen vrijwilligerswerk voor de vereniging verrichten.

Bestuur
Artikel 11
1. Het bestuur bestaat uit ten minste uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, die allen meerderjarig en lid van de vereniging moeten zijn. Het bestuur schrijft alle bestuursleden in in het handels- en UBO register van de Kamer van Koophandel en houdt deze inschrijving actueel.
2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, in dit reglement of in andere reglementen:
a. de algemene leiding van de vereniging;
b. de uitvoering van de door de algemene ledenvergadering genomen besluiten;
c. het toezicht op de naleving van de statuten, reglementen en besluiten;
d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam voor de vereniging.
3. Het bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter of ten minste drie leden van het bestuur dit wensen. De vergaderingen zijn ingepland middels een vooraf vastgesteld rooster met uitzondering van de zomermaanden juli en augustus.
4. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden bij gewone meerderheid van geldige stemmen genomen.
6. Ieder bestuurslid heeft in de bestuursvergaderingen één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.
7. Van elke vergadering wordt een verslag (met actiepuntenlijst) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden. Opgestelde concept notulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
8. Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van leningen zonder toestemming van de algemene vergadering. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjaren donatie;
9. Het bestuur neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;

Taken van de bestuursleden
Artikel 12
1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld, met inachtneming van artikel 14 van de statuten. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mee.
2. Taken van de voorzitter:
a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;
b. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen;
c. Overlegt met officiële instanties;
d. Geeft leiding aan het bestuur;
e. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
f. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
g. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
h. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
i. Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
j. zorgen dat alle taken en verantwoordelijkheden van bestuur en commissies zijn vastgelegd in een document.
k. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
3. Taken van de secretaris:
a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.
b. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toevertrouwd;
c. houdt het ledenregister bij;
d. zorgt voor de naleving van de regelgeving omtrent bescherming van persoonsgegevens (AVG, etc.).
4. Taken van de penningmeester:
a. beheert de gelden van de vereniging;
b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven en draagt daarbij zorg voor de inrichting van het “vier ogen principe”;
d. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
e. j) Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van budgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
f. zorgt voor (het actueel houden van) de verzekeringsportefeuille;
g. brengt in de algemene vergadering namens het bestuur verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

Bestuursverkiezing
Artikel 13
1. De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de gestelde kandidaten worden opgenomen in de agenda van de jaarlijkse algemene ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is.

Royement
Artikel 14
1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
2. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd.
3. Een bestuurslid kan geroyeerd worden wanneer alle overige bestuursleden dit wensen.

Onverenigbaarheden, belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang
Artikel 15
1. Binnen het bestuur mogen geen nauwe familie- of vergelijkbare relaties bestaan.
2. Het bestuur dient zich integer en transparant op te stellen en te waken voor verstrengelingen van belangen. Het bestuur bevordert in dat verband een open cultuur van beraadslaging, besluitvorming en verantwoording.
3. Van tegenstrijdig belang is sprake wanneer een betrokkene te maken heeft met een zodanig onverenigbaar belang dat in redelijkheid kan worden betwijfeld of hij zich bij zijn handelen uitsluitend heeft of zal laten leiden door het belang van de vereniging. Bij de beantwoording van de vraag of hier sprake van is, moet met alle relevante omstandigheden van het concrete geval rekening worden gehouden.
4. Onder belangenverstrengeling wordt verstaan: een vermenging van het belang van de vereniging met het (persoonlijk) belang van de betreffende persoon of dat van personen waarmee zij een familie- of vergelijkbare relatie waardoor een zuiver en objectief besluiten of handelen in het belang van de vereniging niet langer is gewaarborgd.
5. Als het bestuur van oordeel is dat sprake is van een structureel tegenstrijdig belang en/of verstrengeling van belangen die van materiële betekenis zijn voor de vereniging, is het betreffende bestuurslid gehouden af te treden.
6. Indien het bestuur concludeert dat een bestuurslid een met de vereniging incidenteel tegenstrijdig belang heeft of sprake is van een voor de vereniging ongewenste (schijn van) verstrengeling van belangen anderszins, geldt:
a. Onhoud de betrokkene zich van stemming van het betreffende het besluit

Geheimhoudingsplicht, integriteit en beëindiging lidmaatschap bestuur en commissies
Artikel 16
1. De leden van het bestuur en commissies zullen alle informatie en documentatie die zij in het kader van de uitoefening van hun functie krijgen en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen, ook na hun aftreden.
2. Voor functies die een bijzondere vertrouwelijkheid kennen en/of waarvoor integriteit en omgangsvormen een belangrijk onderdeel van de functie zijn, zal de vereniging een Verklaring Omtrent Gedrag als eis stellen. Het bestuur kan voorts een gedragscode vaststellen.
3. Bij beëindiging van het lidmaatschap van het bestuur of een commissie is de betreffende persoon verplicht alle in zijn bezit zijnde stukken, bescheiden en andere informatiedragers met betrekking tot zijn functie onverwijld over te dragen aan het bestuur of indien het digitale bestanden betreft te verwijderen van of uit zijn/haar computer(s), gegevensdrager(s) en/of emailaccount(s).

Kascommissie
Artikel 17
1. Conform de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascommissie benoemd.
2. De kascommissie bestaat uit ten minste twee leden.
3. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. Zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur en de algemene ledenvergadering.
4. Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester en de overige bestuursleden te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene ledenvergadering. De algemene ledenvergadering zal hierover een separaat besluit nemen. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.
Overige commissies en functies
Artikel 18
1. Naast de kascommissie kent de vereniging de volgende commissies *, te weten:
a. jeugdcommissie;
b. pr-commissie;
c. Kantine commissie;
d. accommodatiecommissie;
e. sponsorcommissie;
f. Toernooi commissie
g. commissie behoud en werving leden.
2. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van dit reglement.
3. Een commissie vergadert zo dikwijls de commissievoorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.

Algemene ledenvergadering
Artikel 19
1. Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt.
2. Indien de actualiteit dit rechtvaardigt, kunnen ter vergadering onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd die niet bij de oproep zijn vermeld.
3. Indien dit bij de oproeping tot de vergadering is vermeld, is ieder lid bevoegd om, in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde, door middel van een elektronisch communicatiemiddel het stemrecht uit te oefenen. Daartoe is vereist dat het lid via het elektronische communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en het stemrecht kan uitoefenen. De stemmen die voorafgaand aan de algemene ledenvergadering worden uitgebracht, zijn gelijk gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Er kan niet worden bepaald dat alle stemmen op deze wijze voorafgaande aan de vergadering moeten worden uitgebracht.
4. Degenen die de oproeping doen, kunnen voorwaarden stellen aan het gebruik van het elektronische communicatiemiddel. Deze voorwaarden worden bij de oproeping bekend gemaakt.
5. Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of een andersoortige anonieme (digitale) stemming tool. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje of in de anonieme (digitale) stemming tool iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
6. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Kostenvergoedingen
Artikel 20
1. Bestuursleden, commissieleden en/of overige vrijwilligers genieten als zodanig geen beloning voor de werkzaamheden. Zij hebben wel recht op de vergoeding van de door hen gemaakte kosten in de uitoefening van de functie binnen de vereniging.

Beleid
Artikel 21
1. Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerden herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd. Het beleidsplan bevat een jaarplan en een jaarbegrotingAccommodatie van de vereniging
Artikel 22
1. De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de accommodatie aanwezig.
2. De accommodatie is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. De beschikbaarheid van de banen is te zien op het digitale afhangbord op de KNLTB clubapp.
3. Het bestuur is bevoegd, één of meer voor gebruik van de leden bestemde banen en/of kantine van de vereniging, voor bijzondere doeleinden te reserveren. De reservering van banen wordt kenbaar gemaakt middels het digitale afhangbord van de KNLTB clubapp.

Toernooien en competities
Artikel 23
1. De vereniging organiseert tweemaal per jaar een open toernooi welke is goedgekeurd door de KNLTB. Deelname is voor ieder die is ingeschreven bij de KNLTB zowel van binnen als buiten de vereniging
2. Het is aan alle leden die zijn ingeschreven bij de KNLTB om aan een door de KNLTB uitgeschreven competitie deel te nemen, hiervoor dient door het lid zelf zorg te dragen voor:
a. Het samenstellen van een competitieteam welke tenminste uit 4 teamleden bestaan;
b. Het aanstellen van een teamcaptain;
c. Aan te melden bij de competitieleider van de vereniging;
3. Leden die aan wedstrijden deelnemen dienen in de representative tenniskleding te verschijnen.

Aansprakelijkheid en verzekeringen
Artikel 24
1. Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. Leden zijn gehouden een particuliere aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
2. De stichting draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen, van welke aard ook, van de bestuursleden en van derden. Beschadigingen toegebracht aan eigendommen van de stichting dan wel aan het haar in gebruik gestelde, zullen worden verhaald. Dit ter beoordeling door het bestuur.
3. De gemeente Land van Cuijk heeft een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten. Voor de inhoud/dekking hiervan verwijzen wij naar de website van de gemeente.
4. De stichting heeft een eigen aansprakelijkheidsverzekering afgesloten ter dekking van het risico van de aansprakelijkheid van de vereniging en van de leden tijdens de uitvoering van verenigingsactiviteiten tegenover derden.
5. Leden die voor de verenging zorgdragen voor het vervoer van andere leden naar uitwedstrijden of activiteiten van de vereniging buiten de eigen accommodatie, dragen zorg voor een aanvullende schade-inzittenden verzekering.

Sponsoring
Artikel 25
1. Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten. De sponsorcommissie is bevoegd binnen deze richtlijnen onderhandelingen te voeren met potentiële sponsors, maar sponsorovereenkomsten kunnen alleen worden aangegaan door het bestuur.

Wijziging van het huishoudelijk reglement
Artikel 26
1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.
2. Bij de oproeping wordt de voorgestelde wijziging medegedeeld of wordt verwezen naar de plaats waar het wijzigingsvoorstel – al niet digitaal – is te raadplegen.
3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft een gewone meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen.

Slotbepalingen
Artikel 27
● Ieder lid heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
● Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na bekendmaking aan de leden.

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato 10 maart 2023

————————————————————————————————————————————————————————————————————–

BELEIDSPLAN TV DE GEER

Voor u ligt het beleidsplan 2023– 2028 van Tennisvereniging TV de Geer.

In dit beleidsplan staat het doel van onze vereniging en de plannen voor de toekomst. Om tot dit beleidsplan te komen hebben we binnen het bestuur de maatschappelijke ontwikkelingen besproken. Denk hierbij aan; demografische ontwikkelingen (woningbouw, vergrijzing samenleving), individualisering van de maatschappij (terugloop aantal vrijwilligers), ontwikkelingen binnen de gemeente Land van Cuijk. Deze ontwikkelingen kunnen gevolgen hebben voor de continuïteit van onze vereniging. De gedetailleerde plannen voor de toekomst staan niet in dit plan. Deze worden besproken en doorgenomen tijdens de bestuursvergaderingen.

Wat is onze Missie

TV de Geer is een tennisvereniging die mensen bij elkaar brengt om te tennissen in een gezellige sfeer. Alle leden zijn gelijk ongeacht leeftijd of spelniveau.

Wat is onze visie?

1. Het behouden/creëren van een toekomst bestendig tennisfaciliteit in Beugen.
2. Groei en minimaal behoud van huidige leden aantal en het creëren van meer diversiteit in leeftijdsopbouw van het leden bestand.
3. Om het voortbestaan van de verenging te waarborgen streven wij naar grote betrokkenheid van de leden en vrijwilligers.
4. De vereniging meer profileren. (pr)
5. Een financieel gezonde verenging zijn/blijven, met een actief sponsorbeleid.

Strategie

De strategie beschrijft hoe de in de visie gestelde doelen bereikt worden:  

1. Het behouden/creëren van een toekomstbestendig tennisfaciliteit in Beugen

Beschikbaar stellen van noodzakelijke voorwaarden. Hierbij valt te denken aan: goed onderhouden banen, die bespeelbaar zijn gedurende het gehele jaar; organiseren van toernooien en competities, jeugdactiviteiten, onderlinge activiteiten, kwalitatief goede en betaalbare lessen. Een clubgebouw met betaalbare prijzen, ruimere openingstijden met goede en schone sanitaire voorzieningen.

2. Groei en minimaal behoud van huidige leden aantal en het creëren van meer diversiteit in leeftijdsopbouw van het leden bestand

Realiseren van een groeiend of evenwichtig ledenbestand. Dit doen we door een activiteitenprogramma op te stellen dat aansluit bij de behoefte van de leden en voorziet in activiteiten voor verschillende doelgroepen. De aandacht gaat hierbij vooral uit naar het behouden van bestaande leden. Dit door hun te enthousiasmeren en meer te activeren te organiseren. Stimuleren, motiveren en faciliteren van leden voor deelname aan toernooien, interne activiteiten, en het aanbieden van tennislessen.

3. Om het voortbestaan van de verenging te waarborgen streven wij naar grote betrokkenheid van de leden en vrijwilligers

Enthousiasmeren van leden om een bijdrage te leveren aan de vereniging, waarbij ieder lid op zijn eigen manier een steentje bijdraagt, van jong tot oud en van kleine taak tot grotere rollen. De verschillende commissies oefenen zelfstandig hun taak uit en bespreken hen jaarplannen met het bestuur. Binnen het bestuur is elk bestuurslid verantwoordelijk voor een eigen aandachtsgebied.

Betrokkenheid van vrijwilligers creëren. Door actief vrijwilligers te werven en door taken klein te houden, blijven deze taken overzichtelijk en aantrekkelijk.

4. De vereniging meer profileren (pr)

Communicatiestrategie: Positieve, tijdige en begrijpelijke communicatie zowel binnen de vereniging als naar buiten. Proactief de samenwerking opzoeken met andere instanties.

5. Een financieel gezonde vereniging zijn/blijven, met een actief sponsor beleid.

Met de komst van de WBTR en de afspraken die het bestuur van TV de Geer gemaakt heeft met betrekking tot goed bestuur en toezicht, bewaken we de financiële situatie van de vereniging.